VIRTUELLE TEAMS

Chancen und Risiken der digitalen Zusammenarbeit

Der entscheidende Faktor: Vertrauen

Der Trend zur virtuellen Teamarbeit entwickelte sich parallel zur Verbreitung des World Wide Web und der damit einhergehenden digitalen Vernetzung. Virtuelle Teams sind heute meist fluide Projektteams. Damit sind temporäre interdisziplinäre Teams in wechselnder Zusammensetzung gemeint, die jeweils für eine spezielle Aufgabenstellung selbstorganisiert innovative Lösungen erarbeiten und dabei überwiegend dezentral und elektronisch vernetzt agieren.

Für Unternehmen, die im Zuge der Globalisierung darauf angewiesen sind, dass Mitarbeiter*innen entsprechend ihrer Qualifikationen über Ländergrenzen und Zeitzonen hinweg an einem Projekt zusammenarbeiten, ist die Kommunikation unter Verwendung modernster digitaler Kommunikationstechnik ein Glücksfall.

Auf den ersten Blick liegt nichts näher, als das klassische Teamwork in einen virtuellen Workspace zu verlegen. Doch der technische Fortschritt offenbart bei der virtuellen Teamarbeit einmal mehr seine Tücken: Selbst die beste digitale Vernetzung kann nicht darüber hinwegtäuschen, dass echte soziale Interaktion nicht ersetzbar ist. Bei allen Vorteilen der digitalen Kommunikationsmedien darf nicht vergessen werden, dass der Mensch ein soziales Wesen ist.

Die virtuelle Teamarbeit stellt daher eine ganz besondere Herausforderung dar, weil die fehlende Face-to-Face-Kommunikation kompensiert werden muss. Anderseits ist es sehr lohnenswert, virtuelles Teamwork zu fördern, denn die flexible Zusammensetzung passgenauer virtueller Teams verspricht große Wettbewerbschancen. 

Wenn genau die Mitarbeiter*innen schnell und unkompliziert in einem virtuellen Team zusammengeführt werden können, die mit ihren Fähigkeiten und Kompetenzen die Lösung einer bestimmten Problemstellung erreichen, kann das ein entscheidender Wettbewerbsvorteil für Unternehmen sein.

Es ist alles andere als einfach, virtuelle Teams zum Erfolg zu führen. Das liegt an der speziellen Situation im virtuellen Raum. Das Problem dabei sind aber nicht die technischen oder organisatorischen Anforderungen. Der Grund für den hohen Misserfolg virtueller Teams ist das mangelnde Vertrauen zwischen den Teammitgliedern. Das hat vor einigen Jahren eine Studie ergeben: Mangelndes Vertrauen zwischen den Teammitgliedern ist die Hauptursache dafür ist, dass statistisch fast drei von vier virtuellen Teams scheitern. 

Das Potenzial virtueller Teams lässt sich nur entfalten, wenn die nötige Vertrauensbasis vorhanden ist. Die entscheidende Frage für den Erfolg lautet daher: Was fördert die Vertrauensbildung in einem virtuellen Team?


Recruiting: Mitarbeiter*innen mit sozialer Kompetenz

Die Weichen für den Erfolg eines virtuellen Teams werden bereits beim der Recruiting der Mitarbeiter gestellt. Da die Fallstricke der digitalen Kommunikation aufgrund der fehlenden Face-to-Face-Interaktion mittlerweile bekannt sind, ist bei den Mitgliedern virtueller Teams ganz besonders auf soziale Kompetenz und Empathie zu achten. 

Nur wer sich trotz der widrigen Umstände, die die Kommunikation über digitale Medien mit sich bringt, in die anderen Teammitglieder hineinzuversetzen kann und zugleich fähig ist, den zwischenmenschlichen Umgang zu fördern, sollte in ein virtuelles Team aufgenommen werden. 

Ebenfalls wichtig für die Zusammenarbeit im virtuellen Team ist die Fähigkeit, sich gekonnt und sicher sowohl mündlich als auch schriftlich auszudrücken. Denn Missverständnisse bei der digitalen Kommunikation lassen sich weniger schnell aus der Welt räumen, als dass im Unternehmen der Fall ist, wo sich bei einem kurzen Gespräch im Büroflur oder in der Kantine so manches klärt.

Schließlich versteht es sich von selbst, dass die Mitglieder eines virtuellen Teams die nötige Medienkompetenz mitbringen und alle digitalen Kommunikationstools beherrschen müssen, die in der Zusammenarbeit zum Einsatz kommen.


Kickoff: Persönlichen Kontakt pflegen

Virtuelle Teams sind wegen der ausschließlich digitalen Kommunikation von mangelnder persönlicher Interaktion geprägt. Um so wichtiger ist es, dass sich beim Kickoff-Meeting alle Teammitglieder persönlich kennenlernen können. Denn echtes Vertrauen entwickelt sich nur im persönlichen Kontakt.

Nach aller Erfahrung bilden virtuelle Teams, die mit einem persönlichen Auftakt starten, ein ähnlich stabiles Vertrauensverhältnis aus, wie herkömmliche Teams im Büro. Das Kickoff-Meeting sollte daher viel Raum lassen für den persönlichen Austausch. Darüber hinaus ist dieses persönliche Treffen am Beginn der gemeinsamen Teamarbeit bestens geeignet, um die Rahmenbedingungen der zukünftigen Zusammenarbeit zu klären. Je mehr Klarheit herrscht über Aufgaben und Ziele, Rollen und Funktionen, Verantwortlichkeiten und Entscheidungsstrukturen, desto einfacher wird das Teamwork im virtuellen Raum.

Außerdem ist das Kickoff-Meeting genau der richtige Ort, um die Ambivalenz der digitalen Kommunikation zu thematisieren. Wenn sowohl die Vorteile als auch Nachteile der virtuellen Teamarbeit klar benannt werden, entstehen erst gar keine falschen Erwartungshaltungen und das Team ist auf etwaige Konflikte besser vorbereitet.

 
Kommunikationstools: Auf Media Richness achten

Es gibt eine große Auswahl an technischen Kommunikationstools, die im virtuellen Team eingesetzt werden können. Beim Kickoff-Meeting sollte sich das Team entscheiden, welche Tools für welche Aufgabe tatsächlich genutzt werden.

Dabei sollte nicht nur die Leistungsfähigkeit und Nutzerfreundlichkeit der jeweiligen Tools im Vordergrund stehen, sondern auch unbedingt deren Media Richness berücksichtigt werden. Gemäß dieses Auswahlkriteriums sind im täglichen Arbeitsprozess des virtuellen Teams solche Tools zu bevorzugen, die die größt mögliche Bandbreite an Informationen übermitteln und der Face-to-Face-Kommunikation so nahe wie möglich kommen. 

Mimik, Gestik und die Körperhaltung spielen in der persönlichen Kommunikation eine große Rolle. Wer im Team nur über Chat, Instant-Messaging und E-Mail kommuniziert, blendet diese Kommunikationsebene komplett aus und verhindert ein bessere Verständnis. Auf Dauer schwächt das die Vertrauensbasis des Teams.

Besonders dann, wenn Klärungsbedarf besteht oder Konflikte drohen, lohnt sich der Griff zum Telefon. Am besten aber kommuniziert das Team regelmäßig per Videokonferenz. Das kommt der persönlichen Face-to-Face-Kommunikation derzeit noch am nächsten. 

Das nächste große Ding bei den Kommunikationstools könnte ein holografischer Meeting Room sein, in dem die Abbilder aller Teammitglieder um einen virtuellen Besprechungstisch sitzen. Inwiefern eine solche Kommunikationsform der Face-to-Face Interaktion eines realen Meetings näher kommt als eine Videokonferenz, wird sich in Zukunft zeigen.


Austausch: Vertrauensbasis stärken

Wenn das gegenseitige Vertrauen der kritische Erfolgsfaktor in einem virtuellen Team ist, muss alles dafür getan werden, die Vertrauensbasis regelmäßig zu stärken. 

Daher sollte auch in einem virtuellen Team das aktiv gepflegt werden, was im Büro zwischen Tür und Angel ganz selbstverständlich passiert: der persönliche Austausch. Warum also nicht hin und wieder zur Kaffeepause per Videokonferenz einladen? So kann die persönliche Beziehung der Teammitglieder beim Small Talk gestärkt werden. 

Ein virtuelles Meeting muss auch nicht immer sofort nach dem fachlichen Teil enden, sondern kann noch einige Minuten mit dem Fokus auf persönliche Themen weiterlaufen. Wenn nur sachliche Fakten ausgetauscht werden, geht das Vertrauen unweigerlich verloren. Persönliche Aspekte dürfen in der Kommunikation des virtuellen Teams daher keinesfalls fehlen. 

So wie jedes Gespräch im Büro von Angesicht zu Angesicht eine persönliche Dimension hat, muss auch die virtuelle Kommunikation durch eine vertrauensvolle Atmosphäre geprägt sein, wenn die Zusammenarbeit im Team dauerhaft Erfolg haben soll. 

Es ist deshalb ratsam neben dem anfänglichen Kickoff-Meeting weitere Präsenzmeetings im Jahresverlauf einzuplanen, um das Gemeinschaftsgefühl und den Zusammenhalt des virtuellen Teams zu stärken. Es fördert außerdem den Aufbau vertrauensvoller Beziehungen, wenn sich die Teammitglieder im Rahmen ihrer Dienstreisen gegenseitig besuchen und den persönlichen Kontakt pflegen.


Zusammenfassung

  • Der Grund für den hohen Misserfolg virtueller Teams ist das mangelnde Vertrauen zwischen den Teammitgliedern.


  • Aufgrund der fehlenden Face-to-Face-Interaktion ist bei den Mitgliedern virtueller Teams besonders auf soziale Kompetenz und Empathie zu achten. 


  • Nach aller Erfahrung bilden virtuelle Teams, die mit einem persönlichen Auftakt starten, ein ähnlich stabiles Vertrauensverhältnis aus, wie herkömmliche Teams im Büro.


  • Im täglichen Arbeitsprozess des virtuellen Teams sind solche Kommunikationstools zu bevorzugen, die die größt mögliche Bandbreite an Informationen übermitteln und der Face-to-Face-Kommunikation so nahe wie möglich kommen. 


  • Regelmäßige Präsenztermine stärken das gegenseitige Vertrauen in einem virtuellen Team. 



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